Перевозка офисов - не простая, как может показаться на первый взгляд, задача.

Чтобы максимально обезопасить ваше имущество от потерь и порчи, целесообразно заказать переезд офиса под ключ, который выполнит профессиональная мувинговая компания. В этом случае вы имеете дело с юридическим лицом, несущем материальную ответственность за ваше имущество весь период, в течение которого будет осуществляться переезд. Эта услуга включает в себя:

• предварительную оценку, в ходе которой будет определена стоимость переезда офиса (оценка проводится бесплатно);
• доставку упаковочного материала и стикеров;
• разборку мебели;
• упаковку мебели и офисного оборудования;
• погрузку в машину;
• перевозку офисной мебели и имущества на новый адрес;
• разгрузку;
• распаковку мебели и офисного имущества;
• сборку мебели;
• расстановку мебели по заранее согласованному плану;
• вывоз упаковочного материала.

 Перевозка архивов

Наша компания  предоставляет услуги по перевозке архивов, которая может быть полезна в следующих ситуациях:

• проведение проверок и при необходимости доставка архива в проверяющую организацию, а затем возвращение документов обратно;
• пополнение архива компании новой документацией;
• переезд офиса компании.

Перевозка архива: этапы и особенности

В зависимости от потребностей клиента перевозка документации включает в себя следующие виды работ:

1. Тщательная упаковка архива. Документы сортируют по тематике и размеру, создают небольшие стопки, а затем тщательно упаковывают в современные влагоустойчивые материалы (стрейч-пленка, полиэтиленовые пакеты). Перевозка архива обычно производится при помощи транспортировочной тары – картонных коробок различного размера, которые при необходимости могут быть установлены на поддон и соединены между собой пленкой для формирования паллеты.

2. Маркировка документации. Осуществляется в соответствии с пожеланиями клиента или по системе, предложенной архивной компанией. Упорядоченность рабочих бумаг позволит быстро отсортировать их на новом месте и оперативно найти нужный документ.

3. Опись архива. Если перевозка архива была поручена специализированной компании, необходимо составить перечень принятых документов.

4. Демонтаж архивных стеллажей (стационарных или передвижных).

5. Погрузка архива и его перевозка. Наша компания обеспечивает безопасность, сохранность и полную конфиденциальность перевозимых документов. Для перевозки мы используем грузовые автомобили с закрытым верхом.

6. Распаковка архива, монтаж стеллажей и расстановка документации в соответствии с маркировкой или планом, выданным заказчиком.

7. Проверка архива. Согласно имеющейся описи клиент производит инспектирование документов, которые были доставлены.

8. Уборка и вывоз мусора, образовавшегося в результате перевозки архива (пленок, коробов, ненужных бумаг и пр.).

Стоит отметить, что грамотная перевозка архива предусматривает создание резервных копий путем сканирования бумажных документов и их сохранения в электронном виде на съемном носителе. Важно заметить, что наиболее ценные бумаги необходимо ксерокопировать и заверять у нотариуса.

Если вас интересует перевозка архива, специалисты нашей компании готовы предоставить вам полный спектр услуг. В нашей компании работают опытные сотрудники, которые позаботятся о подготовке и упаковке архива, а также ответственные грузчики и водители. Мы гарантируем вам оперативную, качественную и конфиденциальную перевозку архивов в соответствии с порядком транспортировки и под строгим контролем.

Перед перевозкой документы нужно систематизировать.

Чем более упорядоченным будет архив, тем легче вам будет на новом месте разобраться в нем, найти нужные документы и оперативно приступить к работе. Для этого специалисты всегда маркируют упакованные документы. Принцип маркировки каждый грузовладелец выбирает сам. Кому-то хватает простых пометок «Дела 1-100», кто-то подробно пишет на каждой коробке, что в ней содержится - например, «Бухгалтерская отчетность за 2009 год».

Заклеивать коробки с документами нужно «на совесть», чтобы исключить даже саму возможность непроизвольного открытия. Рекомендуется использовать липкую ленту с большей толщиной клеящего слоя – 25-30 мкм и шириной 75 мм. Такая клейкая лента лучше всего выдерживает большой вес. Заклеивать коробки желательно в помещении с температурой выше 0° С. Проследите, чтобы на коробку и клейкую ленту не оседала пыль. Она может помешать адгезии, и при переноске плохо приклеившаяся лента «отойдет».

Если архив достаточно велик, лучше выделить для него отдельную машину. Документы - достаточно компактный груз, поэтому совсем не обязательно нанимать «КАМАЗ». Скорее всего, вам хватит обычной «Газели». Главное – не раскладывать ценные бумаги маленькими порциями по разным машинам, тогда риск запутаться возрастает в десятки раз.

В кузове коробки ставятся вплотную друг к другу или к остальным вещам. Кстати, при перевозке документов всегда используются грузовые машины с закрытым кузовом.

Никогда не перевозите документы внутри сейфа, шкафов, тумб или другой мебели.

Во-первых, важные бумаги внутри мебели трудно закрепить таким образом, чтобы они не перепутались. Во-вторых, мебель при этом становится тяжелее, и перемещать ее уже сложнее. А если пострадает предмет – то пострадают и документы. И, наконец, упорядоченная система хранения при такой перевозке нарушается.

А вот вкладывать небольшие коробки внутрь более крупных, напротив, не только можно, но и нужно.

Во-первых, это служит хорошей дополнительной защитой для помещаемых внутрь документов, во-вторых, позволяет освободить еще немного пространства в кузове.

Финальная стадия перевозки архива – это сверка, все ли документы благополучно прибыли на место.

Здесь неоценимым будет подробный список документов, о котором мы говорили в начале материала. Безусловно, количество привезенных документов не должно отличаться от числа доставленных по новому адресу. Если всё совпало, можно приступать к распаковке архивов и правильному их размещению.